邮件操作文档

入口：邮件 → 我的邮件／写邮件。进入后先核对“当前用户”和发件账户。管理员或主管查看他人邮箱时，应同时核对邮箱所属人。

操作流程

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flowchart TD
  N0[选择邮箱与邮件箱] --> N1[查询并打开邮件]
  N1[查询并打开邮件] --> N2[核对收件人与邮件内容]
  N2[核对收件人与邮件内容] --> N3[回复、转发或新建邮件]
  N3[回复、转发或新建邮件] --> N4[保存草稿或确认发送]
  N4[保存草稿或确认发送] --> N5[到草稿、发件或计划记录核对]

只读邮箱执行选择、查询和阅读；撰写、回复与发送只适用于可写邮箱。没有可用发件账户时先完成邮件配置；保存草稿不发送，发送或建立计划后到对应记录核对。

邮件工作区全部入口

菜单／按钮	用途与操作
写信、写邮件	打开撰写页；未配置可用的发件账户时会禁用或返回列表，先完成邮件配置。
收件箱、未读箱	查看收到的邮件或未读邮件；阅读、标记后计数可能变化。
发件箱、草稿箱、垃圾箱	查看发送记录、继续编辑草稿、查看已删除邮件。检查实际发送状态，草稿不表示已发送。
邮件夹旁刷新图标	重新读取文件夹和计数。
客户类型、区域、标签	展开智能分类并选择范围；切换文件夹后核对当前分类。
今天、有附件、未回复、客户邮件	快速筛选当前邮件。
搜索框、搜索邮件、查询	按主题、附件名、邮箱、客户或标签搜索；详细条件以查询面板显示为准。
全选	选择当前列表邮件，批量处理前核对数量。
已读、全部已读	仅收件箱提供：已读处理所选邮件；全部已读在确认后处理当前邮箱整个收件箱的未读邮件，不限当前搜索结果或当前页。
删除	选择后按提示删除，先核对主题和邮箱。
重置	清理查询条件。
收件	提交收取任务；提交成功不等于已经取回新邮件，随后刷新核对。
刷新、日期分组、分页	重新读取当前结果，按月份、日期分组和分页寻找邮件。

邮件列表与阅读页

邮件→收件箱等箱体。按账户、箱体、客户类型、区域、标签和关键词筛选，查询／重置／刷新；勾选当前页后已读或删除，全部已读作用于整个当前收件箱。点击邮件进入阅读，写信进入编辑；只读邮箱只开放允许的检索和阅读操作。

页面按钮：写信。

菜单／选项：收件箱、未读箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱、客户类型、区域、标签、全选、已读、全部已读、删除、重置、查询、刷新。

阅读邮件的全部主要按钮

点击邮件主题打开阅读窗口，核对发件人、收件人、日期、正文和附件。

按钮	操作结果
关闭	返回列表。
标签	维护邮件标签。
客户	已关联客户时显示，打开该客户详情；不在此按钮下新建关联。
编辑	在允许的邮件类型和状态下编辑。
回复	带入原发件人和历史引用；点击入口不会立即发送。
回复全部	带入相关收件人，特别检查抄送列表。
转发	选择新的收件人并编辑转发内容。
下载完整原文、恢复完整原文	按原文状态及授权提供：前者下载EML，后者提交冷存储恢复任务。只读邮箱的顶栏不显示下载完整原文，正文异常提示区的入口仍按实际状态与后台授权处理。
删除	删除当前邮件，按提示核对。
缩小、百分比、放大、适应宽度	调整正文阅读比例；百分比可恢复 100%。
AI 背景调查下拉	“编辑背调信息”打开线索表单，已有任务时“查看背调详情”查看该任务；先核对调查对象与内容。
附件名称、下载、全部下载	单项查看／下载；“全部下载”处理当前邮件的附件，等待每项结果，部分失败时核对失败项。不会自动存入业务单据。
收起附件面板、附件数量按钮	收起右侧附件区，点击“附件＋数量”重新展开；不删除附件，也不改变邮件归属。

只读邮箱的列表工具栏仅保留重置、查询、刷新；阅读顶栏保留关闭及已关联客户入口。正文缩放、完整正文和附件查看仍按实际提供的控件及授权使用，不能按普通邮箱截图执行标签、回复、背景调查或删除。

分段查看完整正文

收到的邮件正文被截断时，“查看完整正文”可发起正文准备；这与下载EML、回复时准备历史引用是三个入口。

1. 点击“查看完整正文”，等待原文恢复、排队或解析完成。任务尚在准备时可以继续读当前预览；“重试 / 刷新”查询或重新准备。
2. 就绪后，使用“上一段／下一段”阅读，核对“第几段／总段数”和“历史引用”标记；首尾段或段落加载中相应按钮会禁用。
3. “返回正文预览”结束本次分段查看，恢复邮件预览，不删除邮件或已归档原文。
4. 若提示超出网页处理上限、解析失败或无可用原文，按提示核对原文及服务状态；有授权和可用源文件时下载原邮件查看。不能把短预览当作完整邮件。

该入口按收件邮件与正文截断状态显示；本次结合当前条件核对，尚未取得截断邮件及独立只读账号的对应截图。

阅读邮件附件预览

入口：邮件阅读→附件→预览。

支持的文件类型在窗口中显示，下载原文件保存附件到本机，关闭结束预览；不支持预览的格式使用原文件查看。

窗口按钮：下载原文件、关闭。

邮件外部链接确认

入口：邮件正文点击网址或电话链接。

核对显示的完整链接；复制链接供人工核对，取消保留当前页，继续打开访问网址或继续呼叫交给电话处理器。该确认不会把链接自动加入可信名单。

窗口按钮：复制链接、取消、继续打开／继续呼叫。

邮件标签管理／打标签

入口：邮件列表或阅读→标签。

新建或编辑标签名称和颜色，拖动调整顺序，删除选定标签，保存标签提交标签目录；选择邮件标签后再点底部确认应用到邮件。维护标签目录与为邮件打标签分开保存。

窗口按钮：新增／编辑标签、删除、保存标签、确认。

邮件标签快捷选择

入口：提供快捷标签入口的邮件卡片。

选择已有标签，确认应用到邮件；移除标签取消当前标签关联，不删除邮件。当前主列表优先使用完整标签抽屉。

窗口按钮：移除标签、确 认。

邮件线索背调与客户建档

入口：邮件阅读→背景调查。

先核对邮箱、公司或网址线索，至少提供可查询线索；保存并发起背调生成任务，展开／收起挖掘详情查看邮箱与公司发现结果，补充信息完善线索，去建档切换建档资料。创建客户需填写公司、简称、国家、来源、类型、地址和联系人等必填项，成功后核对客户，不重复创建；取消结束本次编辑。

窗口字段：公司名称、客户简称、国家地区、客户来源、客户类型、公司网址、公司地址、主营产品、备注、联系人姓名、职位、邮箱、联系电话、联系人电话、联系人邮箱、公司官网、邮件线索。

窗口按钮：取消、创建客户、保存并发起背调、去建档、补充信息。

邮件原文异常

入口：邮件列表原文异常提示→查看。

查看邮件定位异常内容，上一页／下一页切换异常项，重试重新加载；异常提示不等于原邮件已经删除。

窗口按钮：查看邮件、上一页、下一页、重试。

撰写和发送

1. 从“写邮件”或客户列表的写邮件、发邮件、全部发邮件进入。批量客户入口中的“全部”可能包含其他分页。
2. 填写收件人、主题和正文；从最近联系人或客户联系人选择时核对最终名单。
3. 右侧“抄送／密送”显示或隐藏对应输入框。
4. 添加附件并等待上传完成；当前页面单个附件上限 20 MB、最多 10 个，最终以提交校验为准。正文插图也需完成上传。
5. 核对发件账户和签名。“设置 → 语言”提供英语、中文；“设置 → 账户 → 新增”和“设置 → 签名 → 新增”进入维护。
6. 按下表选择发送方式，核对结果。

操作	含义
发送	发送普通邮件，先检查最终收件人和附件。
发送下拉 → 定时发送	选择发送日期、当地时间及发送时区；可选截止时间，核对摘要后点“确认定时发送”。切换时区保留所填当地时间；截止只阻止尚未开始的投递，开始后不能撤回。
发送下拉 → 群发单显	按独立收件人形式群发，核对人数和逐封内容。
存草稿	保存未发送内容供后续继续编辑。
重置	清理本次撰写内容，先确认需要保留的草稿已保存。

正文编辑工具按工具提示提供文本格式、段落、列表、链接、图片和视频等操作。签名可插入或移除，修改默认签名后仍须检查已打开的草稿。

历史引用

回复或转发的引用区提供“准备／重试完整引用”“核对原邮件段落”“移除历史引用”。勾选“仅引用指定段落”后选择起止段，最多 100 段；“附加原始 EML”单个最大 25 MiB，发送前还会检查原文可用性与总大小。移除引用不删除原邮件。

写信、回复和转发页

邮件→写信或阅读→回复／转发。填写发件账户、收件人、主题，展开抄送／密送，编辑正文和附件；发送／群发单显、定时发送、存草稿按用途操作。设置可选语言、账户和签名；原邮件完整引用失败时准备／重试、核对段落或移除历史引用，重置清除本次内容。

页面字段：收件人、主题：、抄送：、密送：、发件人：。

页面按钮：准备 / 重试完整引用、核对原邮件段落、移除历史引用、定时发送、群发单显、存草稿、重置。

菜单／选项：设置、语言、英语、中文、账户、新增、签名。

写信附件预览

入口：写信→附件缩略图／预览。

查看已选附件，关闭回写信；删除附件在附件项操作，预览不等于发送或上传成功。

窗口按钮：关闭。

邮件签名

入口：写信→设置→签名。

标题区分签名，编辑器填写签名正文；添加或修改更新待保存列表，重置清空编辑项。最终确认提交签名配置，取消退出；列表的预览／编辑／删除图标作用于对应签名。

窗口字段：标题、签名。

窗口按钮：重置、修改、添加、取消、确认。

定时发送

入口：写信→定时发送。

设置发送日期、时间和IANA时区，核对换算后的本地发送时间；确认定时发送建立计划，取消回草稿。先补全发件账号、收件人与主题等写信校验项，计划创建后到定时发送列表核对状态。

时区选择器按洲分组，可搜索城市名称或IANA标识；UTC偏移按计划发送时刻显示，夏令时地区不能直接套用全年固定偏移。加载失败时使用“重新加载时区”，重新选定并核对时间摘要；重载时区不会建立或重发计划。

窗口字段：发送日期、发送时间、IANA时区、换算后的时间提示。

窗口按钮：取消、确认定时发送。

当前环境

列表和阅读窗口已用既有虚构邮件核对。管理员没有可用的发件账户，本次未实际外发邮件。配置账户后还需核对草稿、定时任务和发送结果；返回列表不能单独作为发送成功的依据。

正文编辑工具逐项说明

先选文字或定位光标再操作。加粗、斜体、下划线、删除线作用于选中文字；字体颜色与背景颜色选择色值；上标、下标切换字符位置。一级标题、二级标题、引用、代码块改变段落样式。有序列表、无序列表、任务列表改变列表类型；减少缩进、增加缩进与对齐方式调整段落布局。链接用于插入或编辑地址；图片、视频先选文件并等待上传。签名插入默认签名，全屏／退出全屏调整编辑空间，清除格式移除所选样式。

定时发送计划管理

在系统开放的邮件定时发送管理页，切换全部、待发送、重试等待、结果待确认。按主题、发件邮箱、计划日期（UTC）筛选；列表同时显示当地计划时间、时区、当地截止时间和状态。点主题或“查看”打开详情。待发送或准备中的任务可“改期”“提前发送”“撤回”；先核对接收人、时区和任务状态。改期打开同一定时面板；提前发送会加入发送队列，撤回在确认后停止投递并恢复为草稿。结果待确认应查看原任务，不再创建相同发送。

顶部“新建定时邮件”进入写信页，再补全邮件并确认定时发送；点击入口本身不建立计划。页面可见且未在处理操作、改期或加载时，列表约每10秒重新读取；离开页面停止刷新，不能把列表刷新当作重新投递。

发送记录与异常核查

这些页面位于邮件管理菜单，须有对应授权。列表空白时先检查筛选和加载错误。

页面	查询与查看
发送记录	按邮件主题、批次、发件邮箱、执行／结束日期（UTC）及状态查询；重置、刷新重新读取，点击主题或“查看”打开详情，“关闭详情”退出。
异常核查	点击“待确认、证据冲突、已核查”统计卡片筛选，按邮箱和异常类型查询／重置；“显示全部”取消状态限制。选择主题或“查看”后在右侧核对详情。
发送详情	查看当地及 UTC 计划时间、截止时间、状态和已接受收件人数；切换“操作日志、执行记录、相关证据、收件人”，分页查看。“重新加载／重试／刷新当前批次”重新读取证据，不触发重发。

管理员、总经理在尚未核查完成的异常详情中，可填写核查依据（至少 10 字），用“添加证据”填写名称、来源、内容并“保存证据”；选“用于核查结论”后，“确认结果”选择“SMTP 已接受／确认未接受”，再“保存结论”。“保持待确认”保留未定结论；弹窗“取消”退出本次填写。

人工结论只记录核查结果，不改写原始 SMTP 结果、不解除发送隔离，也不会触发重发。SMTP 已接受也不等于对方已阅读。

定时发送记录与投递异常核查

发送计划详情

入口：邮件数据→定时发送→查看。

阅读收件人、计划时间、状态、执行记录和投递核查明细，关闭返回列表。取消计划是列表上的状态操作，详情打开本身不会重新发送。

添加邮件核查证据

入口：邮件投递详情→添加核查证据。

填写证据名称、来源和内容，保存证据后加入本次投递核查记录，取消退出；只记录证据，不重发邮件。

窗口字段：证据名称、来源、证据内容。

窗口按钮：取消、保存证据。

确认邮件核查结论

入口：邮件投递详情→确认核查结论。

选择已被SMTP接受或未接受的结论，填写至少10字的理由并选证据后保存；仅保存人工核查结论，不改变已经发生的实际投递结果。

窗口按钮：取消、保存结论。